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批注和修訂是 Word 提供的兩種審閱功能。當(dāng)審閱者只評論文檔而不直接修改文檔時,可以使用批注。修訂則直接修改文檔。在Word 文檔中,可以跟蹤每個插入、刪除、移動、格式更改等操作。修訂用各種標(biāo)記反映作者或?qū)忛喺邔υ臋n所做的修改,以便之后審閱所有這些更改,并根據(jù)需要確定接收或拒絕這些修訂。"審閱窗格"中顯示了文檔中當(dāng)前出現(xiàn)的所有更改、更改的總數(shù)及每類更改的數(shù)目?？梢噪[藏修改和批注,但使用修訂功能后,Word 始終會跟蹤對文檔所做的修改,指導(dǎo)它們被接受或拒絕(對于批注而已是刪除)為止。

打開和關(guān)閉修訂

打開修訂功能后,可以查看對文檔的所有更改。當(dāng)關(guān)閉修訂功能后,可以對文檔進(jìn)行任何更改,而不會對更改的內(nèi)容做出標(biāo)記。

1.  打開修訂

選擇"工具"→"修訂"命令,或者選擇"視圖"→"工具欄"→"審閱"命令,打開圖 4.1 所示的"審閱"工具欄,單擊"修訂"按鈕。

若要打開狀態(tài)欄中的"修訂"指示器,如圖 4.2 所示,雙擊狀態(tài)欄中的"修訂"字樣,或者右擊狀態(tài)欄中的"修訂"字樣,然后在彈出的快捷菜單中選擇"修訂"命令。狀態(tài)欄上的"修訂"指示器可以打開或關(guān)閉修訂。

2.  關(guān)閉修訂

關(guān)閉修訂功能后,可以修訂文檔而不會對更改的內(nèi)容做出標(biāo)記。關(guān)閉修訂功能不會刪除任何已被跟蹤的更改。

要關(guān)閉 Word 的修訂功能,單擊"審閱"工具欄中的"修訂"按鈕,或者雙擊狀態(tài)欄中的"修訂"字樣,即重復(fù)一遍打開修訂時的操作。

 批注是作者或?qū)忛喺邽槲臋n添加的注釋。Word 在文檔的頁邊距或"審閱窗格"中的文本框中顯示批注。由于批注使用獨立的批注框來注釋文檔,并不出現(xiàn)在正文中。因此,批注不影響文檔的內(nèi)容,也不會被打印出來。

1.  插入批注

在文檔中選擇要對其進(jìn)行批注的文本或項目,選擇"插入"→"批注"命令,此時,Word 自動顯示"審閱"工具欄,如圖 4.3 所示,在批注框中輸入批注文本。也可以單擊"審閱"工具欄中的"顯示"按鈕,選擇"審閱窗格"命令,然后在"審閱窗格"中輸入批注文本。

單擊"審閱"工具欄中的"插入批注"按鈕也可以插入批注。

2 . 顯示/隱藏批注

批注標(biāo)記可以顯示,也可以隱藏。選擇"視圖"→"標(biāo)記"命令可以顯示/隱藏批注標(biāo)記,如 圖 4.4 所示;也可以單擊"審閱"工具欄中的"顯示"按鈕,選擇"批注"命令,如圖 4.5 所示,對批注標(biāo)記進(jìn)行顯示/隱藏操作。

格",在"審閱窗格"中修改批注。

4 刪除批注

對文檔中已有的批注,可以根據(jù)需要逐個刪除,也可以刪除全部批注。

(1) 刪除單個批注

右擊該批注,然后在彈出的快捷菜單中選擇"刪除批注"命令。

(2)刪除文檔中的所有批注

單擊"審閱"工具欄中的"拒絕所選修訂"按鈕,如圖 4.6 所示,選擇"刪除文檔中的所有批注"命令。

(3) 刪除特定審閱者的批注

一般情況下,Word 文檔中顯示所有審閱者的批注。若要刪除指定審閱者的批注,則須單獨顯示該審閱者的批注,然后對所顯示的所有批注進(jìn)行刪除。