我市三水區(qū)財(cái)政局近幾年在檔案管理方面取得了一定的成績(jī)。該局于2000年被佛山市檔案館評(píng)為“廣東省特級(jí)檔案綜合管理單位”，2003年被三水區(qū)檔案執(zhí)法檢查組評(píng)為“三水區(qū)檔案執(zhí)法檢查成績(jī)優(yōu)秀單位”，今年被三水區(qū)檔案局評(píng)為2003年度文件材料歸檔年檢優(yōu)秀單位*名。該局積極探索在新的形勢(shì)下如何深入抓好立卷歸檔工作，并取得了一定的成效，他們的基本做法是：

　　一、建工作組。成立檔案工作組，由局黨組副書記擔(dān)任組長(zhǎng)，辦公室主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員由辦公室副主任、檔案員以及各股室一名兼職檔案管理員組成，大大加強(qiáng)了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，形成了以本局檔案室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案工作的順利進(jìn)行打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案工作組負(fù)責(zé)指導(dǎo)本局所有檔案管理工作，包括文書、會(huì)計(jì)、音像、基建及其它業(yè)務(wù)檔案，監(jiān)督檔案室立卷、歸檔、鑒定、銷毀工作的貫徹執(zhí)行。

　　二、齊抓共管。為使各股室重視并主動(dòng)做好檔案的綜合管理工作，檔案工作組與各股室簽訂《檔案管理責(zé)任書》，規(guī)定各股室設(shè)立一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)把好該股室的文件收集、管理關(guān)，要求在整理歸檔文件材料過程中，認(rèn)真檢查材料的文件號(hào)順序是否正確、正文與底稿是否齊全，做到檔案材料的接收移交有登記，并將本股室的檔案實(shí)體和電子文檔都統(tǒng)一上交給檔案室管理，真正做到“統(tǒng)一收集、統(tǒng)一分類管理、統(tǒng)一立卷、統(tǒng)一歸檔”四個(gè)統(tǒng)一，確保檔案資料的準(zhǔn)確、完整。

　　三、隊(duì)伍建設(shè)。該局十分注意檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，多次選派了專（兼）職檔案員參加省檔案館和佛山市、區(qū)檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，目前，該局共有3人持有檔案員上崗證。平時(shí)，注重新老交替，培養(yǎng)好接班人，新檔案員在老檔案員的帶領(lǐng)和指導(dǎo)下邊工作邊學(xué)習(xí)，以縮短檔案管理的磨合期。定期組織有關(guān)人員到文書檔案綜合管理已升省特級(jí)的單位如佛山市財(cái)政局、*人民銀行三水支行等參觀學(xué)習(xí)。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使專（兼）職檔案人員進(jìn)一步提高了對(duì)《檔案法》和檔案管理的認(rèn)識(shí)，熟悉和掌握了各種門類檔案的收集、整理、立卷、歸檔要領(lǐng)和程序，為搞好檔案綜合管理打下良好的基礎(chǔ)。
　　四、納入考核。由于檔案工作面廣量大，僅靠檔案室是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要靠全局各股室支持、配合和參與。局評(píng)審小組在進(jìn)行了大量調(diào)研的基礎(chǔ)上，于2004年4月聯(lián)合制發(fā)了《三水區(qū)財(cái)政系統(tǒng)獎(jiǎng)勵(lì)制度》（以下簡(jiǎn)稱《獎(jiǎng)勵(lì)制度》）。其中，《獎(jiǎng)勵(lì)制度》的“先進(jìn)股室獎(jiǎng)”對(duì)“檔案管理”方面作了明確的規(guī)定：一是跨年度歸檔文件交回檔案室少1份，扣0.5分。二是按《檔案管理辦法》規(guī)定，分門別類裝訂和整理文件、會(huì)計(jì)等資料檔案，零散且雜亂無章的，每次扣3分，由辦公室考核。三是股室要在3月份前向檔案室上交上年度文書檔案，檔案室要在6月份前完成上年度文書檔案立卷歸檔工作，遲一個(gè)月扣1分，因其他股室責(zé)任造成不按時(shí)立卷的，不扣分。四是做好三密文件的保管和利用工作，遺失1份密件扣0.5分。把立卷歸檔納入股室考核是一種約束，也是一種檢查，抓到了點(diǎn)子上，是檔案工作抓基層、打基礎(chǔ)、保質(zhì)量、上臺(tái)階的一項(xiàng)實(shí)實(shí)在在的重要措施，它觸及到了檔案工作的神經(jīng)末梢。無論股室，還是檔案室都非常重視，把它作為一項(xiàng)重要工作來抓，以往要三催四請(qǐng)股室才遲遲上交文書資料，又或者是把算盤、爛鞋、爛書等亂七八糟的東西統(tǒng)統(tǒng)運(yùn)上檔案室，把檔案室當(dāng)成了“垃圾房”的現(xiàn)象已一去不再?gòu)?fù)返，檔案工作得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，同事的支持，開展起來也十分順暢。

　　五、規(guī)范案卷質(zhì)量。今年，由于全區(qū)實(shí)行文件材料歸檔方法改革，該局嚴(yán)格按照*檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》和省、市檔案局關(guān)于文件材料歸檔方法改革的文件要求，用新的立卷方法進(jìn)行歸檔，做到案卷編號(hào)和卷內(nèi)文件排列符合要求，擬寫案卷標(biāo)題確切，案卷封面書寫準(zhǔn)確，字跡清晰、美觀，規(guī)格、樣式、目錄符合規(guī)定要求，而且做到檔案裝具規(guī)格統(tǒng)一，箱柜排列整齊，案卷上架排列符合要求，確保了案卷質(zhì)量。現(xiàn)在，該局合計(jì)各門類檔案共3945卷，其中保存的文書檔案共有394卷（其中永久、長(zhǎng)期合編271卷；短期123卷）；基建檔案30卷；已故人員檔案３卷；設(shè)備儀器檔案3卷；會(huì)計(jì)檔案1049卷。

　　六、加強(qiáng)檔案信息管理。緊緊抓住在線利用、實(shí)時(shí)查詢、自由檢索等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變，*限度地挖掘檔案資源，整合檔案信息資本，增強(qiáng)了檔案資源服務(wù)實(shí)戰(zhàn)的功能。一是由“手工操作”向“電子檢索”轉(zhuǎn)變。強(qiáng)化實(shí)時(shí)登記，實(shí)現(xiàn)同步化利用。從辦文源頭著手，把收文、發(fā)文、報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告等登記從人工抄寫全部轉(zhuǎn)為網(wǎng)上實(shí)時(shí)登記，保證了文件登記上網(wǎng)后，馬上就可以在網(wǎng)上查詢、檢索，使檔案信息資源在*時(shí)間內(nèi)得到利用，且同一條信息可以同時(shí)提供多人查詢使用，實(shí)現(xiàn)了資源共享目標(biāo)，極大提高了利用效率。二是由“常規(guī)”向“創(chuàng)新”轉(zhuǎn)變。過去的手工檢索已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要，為了使該局有價(jià)值的資料更好地得到保存，便于股室查找，除了繼續(xù)采取傳統(tǒng)的檔案管理模式－－紙質(zhì)文件歸檔外，還對(duì)每年的文件、工作總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等資料分別采取了兩種保存方式:①拷貝成光盤保存。好處是光盤容量大，體積小，壽命長(zhǎng)，查檔者可隨時(shí)在光盤里檢索、閱讀、打印、調(diào)出等。②保存在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。好處是可以通過全局任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)直接查詢閱讀電子檔案，實(shí)現(xiàn)零距離利用，開通網(wǎng)上24小時(shí)查詢檢索和瀏覽服務(wù)，對(duì)非涉密文件進(jìn)行全文檢索。通過實(shí)施這兩個(gè)轉(zhuǎn)變，使查詢文件變得方便快捷，查全率、檢準(zhǔn)率達(dá)*，徹底改變了以往跑檔案室手工檢索調(diào)檔的模式，減輕了檔案員在檔案室文山柜海中苦苦尋覓的工作壓力，能高效、快速、全面地從“浩如煙海”的檔案信息中檢索出利用者所要的檔案信息，并縮小檔案的存儲(chǔ)空間，擴(kuò)展存儲(chǔ)能力，提高了該局檔案管理效率和管理水平，實(shí)現(xiàn)了檔案利用的零距離服務(wù)，開辟了一條科學(xué)利用檔案信息的新路子。