主題詞：ISO9000質(zhì)量管理體系·推行文件化管理·建立體系文件適用情景當(dāng)將質(zhì)量管理體系實(shí)行文件化時，查看此技能。 ? 　　技能描述：質(zhì)量管理體系文件化，即要求質(zhì)量管理體系文件系統(tǒng)化、優(yōu)化、簡化和有效化，職業(yè)經(jīng)理人要開展這項(xiàng)工作，需做好以下幾點(diǎn): ? 　　1.了解質(zhì)量管理體系文件化的概念 　　實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系文件化，就是從系統(tǒng)的觀點(diǎn)出發(fā)，基于企業(yè)實(shí)際，建立描述企業(yè)質(zhì)量管理全過程、各層次的文件結(jié)構(gòu)，確保各類文件的層次性及相互的協(xié)調(diào)性。同時，對文件本身要實(shí)行嚴(yán)格的管理和控制，確保需用文件的場所使用的都是現(xiàn)行有效文件。 ? 　　提醒您：實(shí)施ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)，編寫質(zhì)量管理體系文件時，切忌走形式主義。因?yàn)檎J(rèn)證時不僅要看體系文件是否符合標(biāo)準(zhǔn)，更要看文件是否已經(jīng)實(shí)施，實(shí)施的證據(jù)以及實(shí)施的效果。只是為“符合“標(biāo)準(zhǔn)而拼湊的東西，是不能產(chǎn)生任何實(shí)際價值和用途的。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)直接抓該項(xiàng)工作。若該項(xiàng)工作流于形式，吃了“夾生飯“，以后要糾正，將是十分困難的。若領(lǐng)導(dǎo)尚未認(rèn)識清楚，就不要急看做，一旦做了，就一定要做好。 ? 　　2.了解質(zhì)量管理體系文件化的作用 　　(1)設(shè)計作用。編制體系文件時需要對原質(zhì)量管理系統(tǒng)進(jìn)行重新構(gòu)思、規(guī)劃和設(shè)計。 　　(2)協(xié)調(diào)作用。編寫質(zhì)量文件，如質(zhì)量職能分配及程序文件等，特別強(qiáng)調(diào)各*間的接口和協(xié)調(diào)。質(zhì)量文件對一項(xiàng)質(zhì)量工作由誰負(fù)責(zé)，誰配合，質(zhì)量信息如何傳遞，要經(jīng)過什么手續(xù)等，都明文規(guī)定，從而避免扯皮現(xiàn)象，使各*配合默契，協(xié)調(diào)順暢，提高效率。 　　(3)固化作用。對于質(zhì)量的‘’常見病”、“多發(fā)病“等問題，要嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)，當(dāng)經(jīng)努力使質(zhì)量狀況好轉(zhuǎn)后，要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將成功的做法和成果納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其他文件中，加以固化，避免“舊病復(fù)發(fā)“。 　　(4)‘契約“作用。質(zhì)量管理體系文件化后，管理者要求操作者做什么，怎樣做，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)，都有了明確的規(guī)定。這樣在管理者和操作者之間，通過各類文件，像“契約“一樣規(guī)定了雙方的責(zé)、權(quán)、利等工作關(guān)系，使管理者和被管理者之間的工作關(guān)系明確化、簡單化。 　　(5)證明作用。建立并實(shí)施文件化的質(zhì)量管理體系后，即有憑有據(jù)，可以向用戶或第二方審核，第三方驗(yàn)證提供體系本身及運(yùn)行狀況的證明，容易獲得客戶的信任，認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)可。 　　(6)教材作用。各類質(zhì)量管理體系文件也是員工培訓(xùn)教育的好教材。無論是新員工進(jìn)入，還是老員工調(diào)換崗位，以及其他崗位培訓(xùn)，質(zhì)量管理體系文件都是切合組織實(shí)際、有效的好教材. 　　(7)標(biāo)尺作用.質(zhì)量管理體系文件是各項(xiàng)質(zhì)量工作的準(zhǔn)則，同時，也是檢查、考核員工工作好壞的依據(jù)。 ? 　　3.了解質(zhì)量管理體系文件的層次結(jié)構(gòu) 　　其文件主要有五種類型，層次如下: 　　(1)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)(*層次)。 　　(2)質(zhì)量手冊(第二層次)，綱領(lǐng)性文件。 　　(3)程序文件(第三層次)，質(zhì)量手冊的支持性文件。 　　(4)工作文件(第四層次)，包括作業(yè)指導(dǎo)書、崗位責(zé)任書、檢驗(yàn)指導(dǎo)書等，都是針對操作者或崗位編制的。 　　(5)質(zhì)量記錄(第五層次)，是質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀況的證明，也為產(chǎn)品追溯及質(zhì)量改進(jìn)的依據(jù)。各類文件的性質(zhì)、使用，針對不同對象作用也是不同的。 ? 　　4.組織落實(shí) 　　通常建立兩個小組，一個是質(zhì)量管理體系文件編寫領(lǐng)導(dǎo)小組，一個是質(zhì)量管理體系文件編寫小組。質(zhì)量管理體系文件編寫領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)編寫原則的確定，編寫組人員的選擇，以及質(zhì)量管理體系文件的初審和終審等。質(zhì)量管理體系文件編寫小組負(fù)責(zé)具體的文件編寫工作。一般主要由組織質(zhì)量管理*負(fù)責(zé)，另外從各個職能*各抽出一個人員，組成編寫小組。 ? 　　5.提供資源確保 　　對于質(zhì)量管理體系文件編寫所需的必要辦公條件要給予確保，包括調(diào)查研究、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、資料搜集、電腦排印等所需費(fèi)用以及時間確保。尤其是各*抽調(diào)到編寫組的人員，應(yīng)該在一定時間內(nèi)脫離或半脫離原有工作或給予一定的時間確保。 ? 　　6.確定質(zhì)量管理體系文件編寫基本程序 　　(1)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，理解標(biāo)準(zhǔn)。培訓(xùn)方式可以在組織內(nèi)進(jìn)行，也可派人參加有關(guān)培訓(xùn)班。培訓(xùn)學(xué)習(xí)過程中要組織討論，相互交流學(xué)習(xí)體會，力爭真正吃透標(biāo)準(zhǔn)精神。 　　(2)資料調(diào)研及組織實(shí)際情況調(diào)查。到已經(jīng)實(shí)施了ISO9000且效果好的組織中去調(diào)查研究，也可以去咨詢單位咨詢，獲取其他單位的經(jīng)驗(yàn)材料及質(zhì)量文件實(shí)例，可以少走彎路。另外就是對本組織實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查。 　　(3)擬訂計劃，分工編寫。對需要編寫的文件類別、數(shù)量、時間要求以及基本格式、編寫辦法等做出統(tǒng)一部署和規(guī)定，然后分到各個編寫者，分頭編寫。 　　(4)統(tǒng)一匯總，完成草案。由質(zhì)量管理*將各個編寫者完成的草稿，統(tǒng)一歸口匯總，并由全體編寫人員共同研究討論，形成草案。 　　(5)審核草案，試點(diǎn)運(yùn)行。由質(zhì)量管理體系文件編寫領(lǐng)導(dǎo)小組對草案進(jìn)行審核，無異議后，由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)下達(dá)試點(diǎn)運(yùn)行指令。 　　(6)跟蹤運(yùn)行結(jié)果，形成正式文件。試運(yùn)行期間，編寫小組人員要跟蹤文件運(yùn)行狀況，及時發(fā)現(xiàn)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，組織修改文件，形成質(zhì)量管理體系的終稿。 　　(7)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，正式運(yùn)行。領(lǐng)導(dǎo)小組對質(zhì)量管理體系文件正式稿進(jìn)行審核，無異議后，由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)正式實(shí)施。 　　總之，在編寫質(zhì)量體系文件之前應(yīng)充分了解其概念、作用、層次，在這個基礎(chǔ)上，配備人員，提供資源確保，并指導(dǎo)編寫人員按程序編寫、發(fā)布。 　　牢記要點(diǎn) 　　在建立質(zhì)量管理體系文件時應(yīng)牢記以下幾點(diǎn): 　　從整體上把握質(zhì)量管理體系文件化的概念 　　確切了解其作用以便加以重視 　　在組織上予以落實(shí) 　　提供必需的資源 　　按照編寫基本程序編寫 　　實(shí)踐練習(xí) ? 　　本文標(biāo)題：如何建立質(zhì)量管理體系文件-廣州內(nèi)審員培訓(xùn)學(xué)校 ?