一、儀式禮儀
1.約見方式
約見指的是與客戶協(xié)商確定訪問對象、事由、時間和地點地過程。商務(wù)約見的方式有很多,常用的約見方式如下。
函約,利用各種信函約見客戶,如發(fā)約見函
托約,拜托第三方代為約見,如留函代轉(zhuǎn)等
面約,與客戶當(dāng)面約定再見面的時間、地點、方式等
電約,利用各種通訊手段與客戶約見,如電話、電話等
廣約,利用大眾傳播媒體把約見目的、時間、地點等廣而告之
2.約見注意事項
為了使約見成功,文秘人員應(yīng)注意如下事項。
- 無論使用哪種約見方法,文秘人員都要溫文爾雅,不要有不敬的措辭
- 發(fā)約見邀請時,文秘人員要注意說話的藝術(shù)和語言習(xí)慣
- 進(jìn)行約見時,要不輕易放棄,爭取會面機(jī)會
- 約見態(tài)度要誠懇,注意一些細(xì)節(jié)
3.約見禮儀
文秘人員給發(fā)客戶約見邀請時要注意一些禮儀,具體的約見禮儀如下。
◎ 為客戶著想,*好由客戶確定見面的時間和地點
◎ 做好約見前的準(zhǔn)備工作,如布置約見地點,準(zhǔn)備名片等,刻意修飾一下自己
◎ 有約在先,應(yīng)提前確認(rèn),選擇*佳的時機(jī)約見
◎ 應(yīng)根據(jù)不同的事由選擇日期與時間,要講究信用,守時,并考慮交通、地點、路線、天氣、安全等因素
◎ 發(fā)約見邀請時要注意禮貌,使用開放式問句,表明不會占用太多時間
二、溝通禮儀
溝通禮儀指在人際交往中,自始至終地以約定俗成的方式來表現(xiàn)的律己、敬人的行為準(zhǔn)則和規(guī)范,溝通禮儀有四大原則。
- 敬人原則
- 適度原則
- 真誠原則
- 自律原則
1.稱謂禮儀。
恰當(dāng)?shù)氖褂梅Q謂是文秘人員在進(jìn)行社交活動時,所要掌握的一種基本禮儀。
姓名稱謂
◎ 全姓名稱謂,用于正式場合,有種嚴(yán)肅感,一般來說,在日常交際中文秘人員指名道姓的稱號對方是不禮貌的,甚至是粗魯?shù)?/p>
◎ 名字稱謂,只呼其名既禮貌又親切,使用場合比較廣泛
通稱
◎ *常見的是"同志"、"先生"、"女士"等,這些稱呼既嚴(yán)肅又禮貌
職業(yè)稱謂
◎ 較正式的場合,文秘人員用職業(yè)稱謂,帶有尊重對方職業(yè)和勞動的意思
◎ 直接以被稱呼者的職業(yè)為稱謂,如"老師"、"醫(yī)生"等
◎ 在職業(yè)稱呼前加上姓氏作為稱謂,如"李老師"等
職務(wù)稱謂
◎ 用所擔(dān)任職務(wù)做稱呼,顯示文秘人員對對方地位的熟知和肯定,表示尊敬和禮貌
◎ 用職務(wù)稱呼,如"李局長"、"劉經(jīng)理"等
◎ 用*稱呼,如"李教授"、"劉醫(yī)師"等;
謙稱
◎ 謙稱自己,*常用的是"我"和"我們"
2.握手禮儀
文秘人員應(yīng)掌握的標(biāo)準(zhǔn)的握手禮儀如下。
場合
◎ 一般在見面和離別時才握手
◎ 冬季握手應(yīng)摘下手套,以示尊重對方
◎ 除非生病或特殊場合,一般應(yīng)站著握手,即使是生病或特殊場合,也要欠身握手,以示敬意
伸手順序
◎ 和婦女、長者、主人、領(lǐng)導(dǎo)人、名人打交道時,為表示尊重,應(yīng)把是否握手的主動權(quán)交給他們,若見面時對方先伸手,婦女、長者、主人、領(lǐng)導(dǎo)人、名人等為了禮貌起見也應(yīng)伸出手來握;若見面時。對方不伸手,則應(yīng)向?qū)Ψ近c頭或鞠躬以示敬意
◎ 見面的對方若是自己的長輩或貴賓,他先伸了手,你就應(yīng)該快步走近,用雙手握住對方的手,以示敬意,并問候?qū)Ψ?您好"、"見到您很高興"等
方式
◎ 和新客戶握手時,應(yīng)伸出右手,掌心向左,虎口向上,以輕觸對方為準(zhǔn)(如果男士和女士握手,則男士應(yīng)輕輕握住女士的手指部分)
◎ 握手的時間一般為1~3秒鐘,并輕輕搖動1~3下
力量輕重
◎ 根據(jù)雙方交往程度確定握手力量的輕重
◎ 和新客戶握手應(yīng)輕握,但不可綿軟無力
◎ 和老客戶握手應(yīng)握重些,表明禮貌、熱情
表情
◎ 握手時表情應(yīng)自然、面帶微笑,眼睛注視對方
3.問候禮儀
一般而言,問候是人們與他人相見時用語言向?qū)Ψ街乱獾囊环N方式,文秘人員在問候他人時應(yīng)掌握的問候禮儀如下。
問候次序
◎ 問候一人時,文秘人員先主動問候上級
◎ 問候多人時,既可籠統(tǒng)地加以問候,也可逐個問候
◎ 與客戶見面時,文秘人員應(yīng)先主動問候客戶
問候語五忌
◎ 忌問收入
◎ 忌問職業(yè)
◎ 忌問健康(有病沒病)
◎ 忌問婚姻
◎ 忌問學(xué)歷
問候態(tài)度
◎ 問候是敬意的表現(xiàn),文秘人員問候他人時應(yīng)采取積極主動、熱情友好、自然大方、專注的態(tài)度
問候內(nèi)容
◎ 直接式問候,直截了當(dāng)?shù)囊詥柡脼閱柡虻闹饕獌?nèi)容,適用于賓主雙方初次見面
◎ 間接式問候,以約定俗成的問候語如替代直接問候,用于熟人之間
(4)名片禮儀
在社交活動中,名片已成為了重要的溝通工具,文秘人員恰當(dāng)?shù)氖褂妹?不僅可以顯示自己有修養(yǎng)、有禮貌,而且也是對交往對象尊重與否的直接表現(xiàn)。文秘人員要注意名片使用的禮儀。
使用場合
◎ 初次見面,出示名片表明與對方繼續(xù)保持聯(lián)絡(luò)或業(yè)務(wù)往來的意向
◎ 本人不能親自前往,可送上名片代表自己
◎ 在賓客較多的場合,接受名片可幫助文秘人員了解來客的身份;另外在私人宴會上不要散發(fā)名片
攜帶名片
◎ 文秘人員攜帶的名片一定要數(shù)量充足,確保夠用
◎ 對于不同的交往對象要使用不同的名片,應(yīng)對所帶名片分類整理
◎ 文秘人員要保持名片的干凈整潔,切忌褶皺、污損和涂改
交換名片
◎ 遞交名片要掌握合適的時機(jī),要謙遜有禮,正重大方,講究順序
◎ 接受名片時,態(tài)度謙和,要及時回給對方一張名片,若沒有應(yīng)向?qū)Ψ阶龀龊侠斫忉尣⒅虑?接過名片后,文秘人員應(yīng)先向?qū)Ψ街轮x,并把名片認(rèn)真默讀一遍,以表重視
索要名片
◎ 以名片換名片,主動遞上自己的名片后,按常理對方會回給自己一張他的名片,若擔(dān)心對方不回送,可在遞名片時言明"能否有幸與您交換一下名片?"
◎ 用含蓄的語言暗示對方
存放名片
◎ 接到名片后,要精心存放,不可隨便放在錢包、褲袋之內(nèi)
◎ 名片應(yīng)統(tǒng)一置于名片夾、公文包或上衣口袋內(nèi);在辦公室可放于辦公桌抽屜內(nèi)
◎ 要有固定的位置放置名片,以免需要時東找西尋,顯得毫無準(zhǔn)備
行政文秘
三、饋贈禮儀
1.饋贈的原則
饋贈是友好的表示,禮品是友好的象征,感情的載體,文秘人員應(yīng)掌握饋贈禮品時要注意的原則。
輕重原則
饋贈禮品要浸透心血,以輕禮寓重情,禮品的貴賤厚薄與其物質(zhì)的價值含量并不總成正比,禮品具有精神的價值含量
投其所好原則
饋贈禮品要有的放矢,對人心思,就禮品本身而言,由于民族、生活習(xí)慣、宗教信仰及愛好不同,贈送禮品是要投其所好、避其禁忌
效用性原則
饋贈禮品要考慮實用,就禮品本身的實用價值而言,人的經(jīng)濟(jì)狀況和追求不同,對禮品的實用性要求不同,應(yīng)視受禮者的物質(zhì)生活水平選擇禮品
時機(jī)原則
饋贈禮品要雪中送炭,把握好饋贈的時機(jī),包括時間的選擇和機(jī)會的擇定,時間貴在及時,超前滯后都達(dá)不到饋贈目的,機(jī)會在于事由和感情及其它需要的程度
2.饋贈禮儀
文秘人員在贈送禮品時,應(yīng)掌握一定的饋贈禮儀。
◎ 禮品定位要準(zhǔn)確,針對不同的受禮對象,選擇合適的禮品。對外賓,以特色為佳;對富裕者,以精巧為佳
◎ 講究包裝,附上贈言。禮品包裝前要把價格標(biāo)簽去掉,選擇合適的圖案、色彩包裝紙或絲帶裝飾禮品,贈送到聚會場合,附上名片和賀卡,以示祝賀
◎ 贈送禮品時,語言優(yōu)美、神態(tài)自然,將禮品雙手遞送給對方;向多人贈送時,先長輩后晚輩、先上司后下屬、先女士后男士
◎ 選擇合適的贈送禮品的地點,一般來說,工作中所贈送的禮品應(yīng)在辦公室、寫字樓或會客廳等公務(wù)場合
◎ 選擇具體的時間,作為客人拜訪他人時,*好在雙方見面之初向?qū)Ψ剿蜕隙Y品;作為主人接待來訪者之時,應(yīng)在客人離去前或在告別宴會上,把禮品贈送給對方
◎ 選擇禮品時要注意一些民族和風(fēng)俗禁忌
3.受禮、拒禮和還禮的禮儀
文秘人員在接受和拒絕他人贈送的禮品時,需注意如下禮儀。
接受禮品
◎ 面向贈禮者時,應(yīng)立即中止其它事項,起身站立,雙手捧接并加以致謝
◎ 當(dāng)面打開,以表尊重,并以適當(dāng)?shù)膭幼骱驼Z言,表示對禮物的欣賞
拒絕禮品
◎ 保持禮貌友好的態(tài)度,先表達(dá)感謝之情,再說明拒收的原因,切忌使其對方難堪
◎ 及時退回并要保證退回的禮物完整
還贈禮品
◎ 選擇適當(dāng)?shù)臅r間,不要馬上還禮,可利用下次機(jī)會
◎ 選擇所送的同類物品或與所贈禮品相應(yīng)價值的物品還禮
4.饋贈禮品的相關(guān)禁忌
文秘人員在選擇所饋贈的禮品時,要理解相關(guān)禁忌。
- 不送不合時尚、不利健康的物品
- 不送觸犯受贈對象個人禁忌、違反習(xí)俗的物品
- 不涉及*機(jī)密或商業(yè)秘密和有違*法律、法規(guī)的物品
- 不送現(xiàn)金、信用卡和有價證券
- 歐洲人不重視禮品的價格,但禮品包裝要精致
- 新加坡人重視廉政,受禮只注重紀(jì)念意義
- 不能送伊斯蘭教徒人形禮物和酒,他們認(rèn)為酒是萬惡之源
- 對于美國人,送禮物要送單數(shù),且講究包裝
四、聚會禮儀
1.常見聚會形式
聚會越來越頻繁地進(jìn)入我們的日常工作,*常見的聚會形式如下。
- 集會
- 晚會
- 拜會
- 舞會
2.聚會禮儀
文秘人員應(yīng)掌握的聚會的禮儀如下。
拜會禮儀
1.有約在先,赴會準(zhǔn)時、著裝整潔,臨時有變化有事及時通知對方
2.到達(dá)時,告知對方接待人員名字和預(yù)約時間,并遞上名片
3.安靜、耐心等待,不要中途看手表或打電話
4.見面要問候,可以準(zhǔn)備一些小禮物,且初次拜會時間不宜過長
舞會禮儀
1.儀表儀容整潔、大方,女士要化妝,并注意發(fā)型,衣著華貴得體男士的頭發(fā)整齊,可穿西裝并系領(lǐng)帶,也可著其他禮服,
2.步入舞場腳步要不快不慢,禮貌邀請舞伴
3.跳舞中,男女雙方都應(yīng)面帶微笑,說話聲音要輕細(xì),曲終禮貌退場
集會禮儀
1.著裝干凈整潔、端莊大方,準(zhǔn)時到會,遵守會議紀(jì)律,不得逃會
2.手機(jī)調(diào)成振動或關(guān)閉,不得在會議進(jìn)行時當(dāng)眾接打電話
3.認(rèn)真聆聽發(fā)言,不與他人交頭接耳、竊竊私語
行政文秘
五、會務(wù)禮儀
會務(wù)即會議事務(wù),是指會議整個過程的各項服務(wù)事項,會務(wù)工作的大部分由文秘人員協(xié)助承辦,因此文秘人員應(yīng)掌握會務(wù)相關(guān)禮儀。
1.會務(wù)前期準(zhǔn)備
文秘人員應(yīng)做好會務(wù)前期準(zhǔn)備工作
精心策劃
◎ 選擇合適的時間,節(jié)假日、天氣過熱過冷不適宜舉行
◎ 選擇交通便利、設(shè)施齊全、符合主題、停車方便,費用合理的地點
◎ 謹(jǐn)慎擬定嘉賓名單
合理安排
◎ 適時發(fā)出會議通知,科學(xué)安排會期長短
◎ 依禮排定座位席次
周詳準(zhǔn)備
◎ 精心布置會場,如擺放鮮花、標(biāo)語、歡迎語等
◎ 培訓(xùn)禮儀服務(wù)人員
◎ 起草、準(zhǔn)備文字材料
禮貌服務(wù)
◎ 熱情接待,準(zhǔn)備醒目的接站牌,將客人引至?xí)?/p>
◎ 工作人員著正裝,佩帶工作證,簽到處人員要熱情招呼
2.各類商務(wù)會務(wù)禮儀
(1)工作會議禮儀
文秘人員應(yīng)了解的具體工作會議禮儀如下。
- 注重儀容儀表,參加會議要身著正裝
- 嚴(yán)格遵守會議時間,不遲到缺席,不急于離席
- 仔細(xì)聆聽,手機(jī)應(yīng)調(diào)成振動或關(guān)機(jī),不在會議期間接聽手機(jī)
(1)洽談會禮儀
文秘人員應(yīng)掌握的洽談會禮儀如下。
儀表
◎ 正統(tǒng)、簡約、高雅、端莊
方針
◎ 依法辦事、平等協(xié)調(diào)、互惠互利、禮敬于人
座次
◎ 橢圓桌或長桌為宜,雙方人員各自在桌子的一邊就坐
◎ 談判桌橫放,客方坐于面對洽談室正門的一側(cè),主方坐于背對的一側(cè)
◎ 談判桌豎放,客方坐于進(jìn)門時的右側(cè),主方坐于左側(cè)
(2)發(fā)布會禮儀
文秘人員應(yīng)熟知發(fā)布會禮儀
◎ 做好會議接待和簽到工作
◎ 熟知發(fā)布會流程,嚴(yán)格遵守發(fā)布會程序
◎ 態(tài)度真誠主動,注意相互配合
六、電話禮儀
1.接聽電話的禮儀
電話是企業(yè)內(nèi)對外溝通*常使用的工具,電話禮儀是商務(wù)禮儀的重要內(nèi)容,文秘人員在接聽電話時應(yīng)注意禮儀。
- 鈴響三聲內(nèi)接聽,先問好;若稍遲一點,應(yīng)先致歉
- 仔細(xì)聆聽對方講話,不在對方?jīng)]講完時打斷其講話
- 要用喜悅的心情,愉快的接聽電話,避免厭煩的語調(diào)
- 了解來電話的目的,認(rèn)真清楚的記錄電話內(nèi)容
- 掛電話時應(yīng)有的禮貌,應(yīng)在對方掛斷后再放話筒
2.撥打電話的禮儀
文秘人員需掌握的撥打電話的禮儀。
◎ 選擇適當(dāng)?shù)臅r間,盡量避開下班、吃飯和睡覺的時間
◎ 打電話前排除雜音,接通后,首先通報自己的姓名、身份
◎ 接通時,先詢問對方是否方便,在對方方便的情況下再開始交談
◎ 電話用語應(yīng)文明、禮貌,內(nèi)容內(nèi)容要簡明、扼要
◎ 如果撥錯電話,務(wù)必道歉
◎ 通話完畢時應(yīng)道"再見",然后輕輕放下電話,勿摔話筒
3.接打電話的注意事項
文秘人員在接聽和撥打電話時應(yīng)注意以下事項。
- 切忌一邊吃東西,一邊講話
- 講電話時要簡潔明了,使用禮貌用語
- 講話語速不宜過快
- 避免使用對方不能理解的專業(yè)術(shù)語或簡略語
- 電話機(jī)旁應(yīng)放置筆和記事本
七、儀式禮儀
1.慶典儀式禮儀
文秘人員參加慶典儀式時應(yīng)注意的禮儀有以下幾點。
◎ 儀容整潔,著裝規(guī)范,遵守時間
◎ 態(tài)度親切自然,見到主人應(yīng)表示祝賀,可送賀禮
◎ 在典禮上致賀詞要簡短、精煉,根據(jù)典禮進(jìn)展做一些禮節(jié)性附和
2.剪彩儀式禮儀
文秘人員應(yīng)熟知的剪彩禮儀如下。
◎ 剪彩者應(yīng)著套裝、套裙或制服,不許戴帽子或墨鏡
◎ 剪彩過程中保持穩(wěn)重的姿態(tài)、灑脫的風(fēng)度和優(yōu)雅的舉止
◎正式剪彩前,應(yīng)先向禮儀小姐示意,剪彩時,表情莊重,集中精力一刀剪斷
◎ 剪彩成功后,舉起剪刀向觀眾致意,然后放到托盤內(nèi),舉手鼓掌
3.簽約儀式禮儀
文秘人員在出席簽約儀式時,應(yīng)掌握的禮儀如下。
◎ 參加簽約儀式,應(yīng)穿正式服裝,莊重大方
◎ 簽約者的身份和職位雙方應(yīng)對等,在簽約完成之前,雙方人員應(yīng)平和地微笑著站好,不宜互相走動談話
◎ 簽字遵守"輪換制"的國際慣例
◎ 簽字完成后,雙方共飲香檳酒,舉止要文雅有風(fēng)度