對于在500強以及外企工作的小伙伴而言,電話會議是一件必須掌握的技能,但是很多小伙伴對電話會議都十分頭疼。

那么,到底如何用英語開conference call呢?怎樣做才能看起來像個專業(yè)人士呢?下面和小沃一起了解一下吧。

工具篇:通話工具選擇、如何使用?

既然是電話會議,那么一定要有電話才能。

一般來說,上檔次一點的外企一般使用的電話工具有 Skype,Face Time,Tinychat,Google Talk 或者WebEx 這幾種。

而這幾種里面,Skype是運用范圍*廣的。所以,首先我們稍微講講Skype。

Skype是微軟公司推出的電話軟件,可以允許不同*、地區(qū)的人打越洋電話,資費相對于傳統(tǒng)的國際漫游要便宜的多。

要使用Skype,首先需要創(chuàng)建一個個人賬號,一般hotmail的郵箱注冊即可。有了賬號之后,就需要充值。然后就有賬戶點數(shù),相當于個人賬戶余額,之后就可以打電話了。

一般情況下,只要賬戶有余額、網(wǎng)絡連接順暢,就能打電話了。如果想要實現(xiàn)多人通話的功能,只需要在Skype中選擇 "會話— 開始多人會話" 即可。

要點篇:電話會議注意事項

1. 打電話前先做好準備。

如果你是新手,不怎么熟悉電話工具,打電話前一定要充分學習電話軟件的特點,各個功能鍵的用法,*好做個test call, 防止正式電話會議中出洋相。

2. 擬好agenda列表,事前模擬。

如果你是職場新人,打conference call前一定要打好草稿,列出預期要講的bulletin points,并學會設想對方可能問到的問題,提前在腦子里過一遍。

3. 如果是 audio conference call, 當你不發(fā)言的時候,記得按mute鍵,這樣顯得更專業(yè),并且讓你專注于聽別人正在講什么。

4. 如果是video conference call,請保持職場儀態(tài)。認真傾聽,適當點頭,顯示你有認真參與其中。

5. 使用商務語言,簡潔明了。電話會議*重要的目的是交流工作,所以要切忌使用深奧、復雜的詞匯和句型。

流程篇:英文電話會議流程、禮儀

一通電話會議,其實都是有標準的流程,只要你掌握了起承轉(zhuǎn)合、流程規(guī)范和相關(guān)話術(shù)表達,你也能輕松hold住,不用擔心怯場。

下面,我們來依次介紹下相關(guān)流程,以及各個流程下該說什么。

1．Introduction 開頭寒暄

首先就是介紹自己,以及一起參與電話會議的人員。

當然,如果還有其他對方不熟悉的人員也在電話會議中,也要介紹。

比如:

Hi Marty. This is Larry from Microdot Technology. I'm calling in with Jimmy Wayne, Susan Francis, and Lou Denver. [Pause to allow them to greet]. We also have the Chief Financial Officer, James Fitzpatrick, calling in from LA.

Marty你好,我是Microdot科技公司的Larry,現(xiàn)在和我一起的還有Jimmy Wayne, Susan Francis, and Lou Denver。

參加此次電話會議的,還有洛杉磯的首席財務官 James Fitzpatrick.

2．Get to the Point 切入正題

然后切入主題,大致介紹下此次電話會議的主要內(nèi)容,以及你希望達成的效果。

比如:

Okay. So we want to come up with a strategy for the Cutlas Software buy out. We need to iron out how we're going to handle transferring the money and drawing up the contracts. Our legal team needs to coordinate with our financial officers, and then I need to sign the paperwork. This is going to be a team effort for all of us on the call.

好了。現(xiàn)在我們一起來討論下Cutlas軟件公司并購策略。我們先要弄清楚如何匯款,合同如何草擬。我們的法務*需要和財務人員合作,我還要簽署一些法律文件。這需要在座所有人的共同努力。

3. Plan Speaking Order Ahead of Time 事前定好發(fā)言順序

計劃好每個人的發(fā)言順序。*好提前發(fā)送電子郵件,告知一下大家順序,這樣開會的時候,就不會出什么差錯了。這樣一方面能防止突然冷場(avoid dead air),不小心越過誰誰誰。

4. Steer Discussion Successfully 引導話題走向

的確,你已經(jīng)制定好大體的發(fā)言順序了。

但是,一旦對話展開,可能就不受你控制了。那么,如何有禮貌地引導對話方向非常重要(shape the flow of the conversation in a polite way)。一種辦法就是認同前一個人的論點,然后將對話引入其他方向,這樣比較自然。

比如:

These are all good ideas we're throwing out, but we need to focus on the main goal.

這些都是非常棒的想法,但是我們需要聚焦在主要目標上。

5. Give a Summary of the Call 總結(jié)電話會議內(nèi)容

電話會議臨近結(jié)束的時候,總結(jié)下此次會議達成的目標,特別要強調(diào)通過電話會議,大家離目標如何更進一步,并且記得列出未來的目標。

并且給出下一次會議的明確時間(Give a tentative date for when you'll meet again),謝謝大家抽出時間參加電話會議。

比如:

Alright, nice call everyone. We'll meet again when the contract gets finalized. Thanks, guys. Talk to you soon.

好了,今天通話非常愉快。合同一旦擬定,我們再碰一次面。謝謝大家,過一

段時間再聯(lián)系。

以上就是電話會議的基本流程啦。