六個應用技巧
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會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計事物的簡稱。下面就會計電算化的特點說下會計電算化的6個應用技巧。
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首先重申一下會計電算化的特點：具有運算速度快、存儲容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易等特點。它的使用,可以節(jié)約大量人力、物力和時間。
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一、建帳中的技巧
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(一)代碼設置
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會計軟件中大量應用代碼,如會計科目代碼。代碼系統(tǒng)的好壞,將直接影響整個系統(tǒng)的質(zhì)量、實用性和生命力。在代碼設計與優(yōu)化的過程中,一般應該遵循以下幾項原則：
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1.惟一確定性:每一個代碼都惟一地表示一個實體。
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2.可擴充性:代碼結(jié)構(gòu)應能適應系統(tǒng)的發(fā)展和變化,當實體的集合不斷增加擴大時,應可直接利用原代碼加以擴充,而不需要重新設計代碼系統(tǒng)。
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3.易識別性:代碼既要便于人們在使用時容易識別和記憶,又要便于計算機對其進行識別和處理。盡量避免一些易混淆的符號,如字母O、I、Z、S、V與0、1、2、5、U等混用。
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4.簡短性:在不影響代碼系統(tǒng)的容量和可擴充性的情況下,代碼長度越短越好。因為隨著碼長的增加,出錯率也隨之增加,同時也增加了收集、存儲和輸出信息的負荷。
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5. 標準性:代碼設計一定要盡可能的標準化,一級總帳科目的代碼通常已在會計制度中規(guī)定,需要用戶自行確定代碼長度的是二級以下明細科目。它的長度確定,首先 要逐個分析總帳科目下明細科目數(shù),如“現(xiàn)金”可不設明細科目,“銀行存款”通常以開戶帳號為明細科目,科目數(shù)一般不會上百個,“短期投資”、“待攤費用” 等下設明細科目也不會超過百個,兩位的代碼長度能容納99個科目,應能滿足需要,但“應收帳款”、“應付帳款”等通常以客戶名和供應商名稱設置明細科目, 明細科目的數(shù)量不確定性較大,如果用戶的客戶和供應商較多接近或超過100個,兩位代碼就不能滿足要求,二級科目的代碼長度就應設定為三位。先按客戶所屬 地區(qū)分類,設置二級明細科目,然后再按客戶名設置三級明細科目。也就是采用順序碼,即有連續(xù)的數(shù)字所組成。例如:
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代碼對象:北京 上?！√旖颉∵|寧 黑龍江
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代碼:0102030405
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更理想的解決方案是應用往來客戶輔助核算,因為它的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立,自成體系,與科目代碼的位數(shù)無關,非常便于擴充。
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(二)明細分類合理
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某 些軟件在多欄明細帳中設置每頁為6個明細類科目,打印時一頁最多只能打印6個明細。如果設置了7個明細類,例如:在編錄經(jīng)費這個科目中設置:差旅費、業(yè)務 招待、市內(nèi)車費、郵費、資料費、電話費、其它費用這7個明細,在打印時,將前6個在一頁打印,而“其它費用”又單獨打印一頁。即浪費紙張、又浪費打印時 間?？梢詫⑵饺绽锇l(fā)生費用不是很多的郵費與資料費放在一起,這就方便多了。
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二、憑證輸入中的技巧
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(一)摘要輸入
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憑證摘要多為中文,輸入中會有許多常用會計詞匯,可將常用詞匯預先存儲起來,并配以自定義的代碼,輸入憑證時調(diào)用自定義詞匯,可提高輸入速度。
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(二)科目代碼輸入
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輸 入記帳憑證時只需輸入科目代碼,操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼,而用戶對會計科目較熟悉,對科目碼卻不一定能記得準確,如果用戶輸入了未經(jīng)定 義的科目代碼,軟件系統(tǒng)將提示科目不在,需重新輸入,如果用戶輸入的科目代碼并非所需,則需人工逐頁查找很費事。事實上,許多會計軟件的科目代碼表都能模 糊快速定位,輸入此類科目時,只輸入到其上級科目的代碼,則所要查找的明細科目應就在附近,省去多余的翻頁查找操作。再有一點,在具體應用中根據(jù)本單位的 實際情況,運用自己的頭腦,讓計算機更好的為自己服務,而且操作人員又能便于記憶。例如企業(yè)都有管理費用,則設置“52101—差旅費”,而設置營業(yè)費用 時,就用“50301—差旅費”、設置編錄經(jīng)費時,用“40501—差旅費”,即用01表示差旅費。久而久之,一些代碼就牢記在心了,節(jié)省許多時間。
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(三)金額輸入
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按照會計制度的有關規(guī)定,記帳憑證可以一借多貸,或多借一貸,在輸入完多借或多借的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入,省去人工計算合計的麻煩。
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(四)編制會計分錄中的技巧
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1.會計分錄盡可能細。記帳憑證是帳務處理的原始資料,所有帳簿都是根據(jù)記帳憑證的分錄來登記的,分錄越詳細,帳簿也越詳細。以便為日后查帳方便、快捷。
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2.沖減收入或費用以負數(shù)反映。在輸入收入和費用類科目的記帳憑證時,如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費用,應將金額以負數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向。例如:“財務費用”,發(fā)生費用時：
借 財務費用
貸 銀行存款
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當有利息入帳時,則仍是這樣做分錄,只是數(shù)字用負數(shù)。而不能象手工那樣：
借 銀行存款
貸 財務費用
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這 樣做的目的是為編制報表公式簡捷,有些報表需要取某一會計期間某些科目的發(fā)生額,如損益表,損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額,必須用科目的發(fā)生額填報。如果 沖減費用金額記入貸方,報表所需的期間借方發(fā)生額就不正確,還應扣除沖減的費用,如取借貸方發(fā)生額的差,由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額,差為0,由計 算機識別自動匯總沖減的費用比較困難,不如在編制會計分錄時以紅字或負數(shù)反映沖減的費用和收入。
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(五)要注意充分利用自動轉(zhuǎn)帳憑證功能
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自 動轉(zhuǎn)帳憑證設置雖不是一個必選項,但利用自動轉(zhuǎn)帳功能無疑能提供極大的便利。自動轉(zhuǎn)帳憑證能自動匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動生成一張轉(zhuǎn)帳憑證。在使 用該功能前須進行必要的參數(shù)設置,包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目,以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額),注意轉(zhuǎn)出科目可設置多個,但轉(zhuǎn)入科目只能設一個。且須先 結(jié)轉(zhuǎn)收入類,后結(jié)轉(zhuǎn)費用類。
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三、查詢時的技巧
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在組合查詢窗口,輸入關鍵字。有時它會提示“沒有滿足信息的要求”,這時不要放棄查詢,看一看日期的輸入,有的軟件只默認“2002—01—01”而不識別“2002.01.01”。
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總之,恰當?shù)剡\用軟件系統(tǒng)提供的功能,可成倍的提高工作效率,使之更好的為我們服務。
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四、打印帳簿中的技巧
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年終結(jié)帳后打印。不必每月打印帳簿。會計電算化后,輸入記帳憑證,并經(jīng)入帳、結(jié)帳,帳簿即已在電腦中形成,只要及時做好備份,數(shù)據(jù)相對安全。查帳、用帳也方便、快捷,如有需要也可單獨打印出指定科目的帳頁,年終結(jié)帳后再打印出全部帳頁,裝訂成帳簿。
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五、選擇記帳憑證類型的技巧
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查 帳是會計人員日常工作的一個重要部分,會計人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證。應當指出的是,記帳憑證分類不是一個必選項目,可以 只用一種通用記帳憑證格式,即轉(zhuǎn)帳憑證。如果設置了憑證類型,增加了一個輸入項目,會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號,憑證整理保管更為 繁瑣。所以,電算化后,無須理會記帳憑證類型設置項。
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六、改錯更正技巧
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發(fā)生錯帳,如果是當月的未入帳記帳憑證,可直接修改,如果是已入帳甚至以前月份的記帳憑證,可沖銷錯誤憑證,然后重新填制正確的記帳憑證。
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