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Office辦公文秘使用技巧   廣州番禺新川教育

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課程介紹

發(fā)布日期:2017-05-25 11:04

Office辦公文秘使用技巧

  辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為現(xiàn)在文秘最普遍的工作之一,而office2003則是大家使用最為廣泛的辦公自動(dòng)化軟件,今天就廣州新川教育(原遠(yuǎn)行教育)的辦公文秘老師向大家介紹一些非常實(shí)用的office辦公文秘操作技巧,希望對(duì)大家的工作有所幫助:

數(shù)字格式批量轉(zhuǎn)換

  在完成一篇報(bào)告后,才發(fā)現(xiàn)其中最有說服力的數(shù)字顯得很不清楚,這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數(shù)字達(dá)到醒目的效果,可以為它們?cè)O(shè)置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調(diào)出查找和替換對(duì)話框,將光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”框中,然后單擊“高級(jí)”展開對(duì)話框,再單擊“特殊字符”并選擇“任意數(shù) 字”,這時(shí)“查找內(nèi)容”中會(huì)自動(dòng)顯示為“^#”。將光標(biāo)定位在“替換為”框中,然后在“特殊字符”中選擇“查找內(nèi)容”,將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數(shù)字設(shè)置一些特殊格式,比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。*單擊“全部替換”就可以了。不過要注意,它會(huì)讓文檔中的所有數(shù)字都改變的。 

查找對(duì)話框中的快捷鍵

  執(zhí)行“編輯-查找”命令,或者按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對(duì)話框,會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)話框中的許多項(xiàng)目之后都有一個(gè)帶下劃線的字母,這就是此項(xiàng)的快捷鍵了,不過一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用,比如按“Alt+F”,是查找下一處,按“Alt+M”是打開高級(jí)選項(xiàng),按Alt+D/P/G,是在查找、替換、定位 這三個(gè)選項(xiàng)卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對(duì)話框)。

  另外,在office2003中進(jìn)行查找/替換時(shí),我們經(jīng)常會(huì)在不關(guān)閉查找/替換對(duì)話框的情況下,切換到正文中進(jìn)行修改,然后再回到查找/替換對(duì)話框中繼續(xù)操作,一般都是通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊進(jìn)行切換,其實(shí)直接按Ctrl+Tab鍵就可以了,非常方便。

在*一次搜索結(jié)果中快速瀏覽

  當(dāng)你搜索完畢,退出查找對(duì)話框后,如果想回過頭看看剛才的搜索結(jié)果,這時(shí)不用再打開查找對(duì)話框,直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵,就可以在上一次的搜索結(jié)果中快速瀏覽了。

高亮顯示所有搜索出來的結(jié)果

  為了讓搜索出來的結(jié)果更醒目,可以讓搜索的結(jié)果內(nèi)容高亮顯示出來。操作很簡單:在查找對(duì)話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項(xiàng)目”就可以了。

替換時(shí)巧妙保留書簽

  假設(shè)在word中有這么一段文本:This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號(hào)括起來的部分表示定義了書簽,括號(hào)是為了讓大家看的清楚,真實(shí)文本中并沒有出現(xiàn)。如果在進(jìn)行替換操作時(shí),將兩個(gè)人物名稱換成了其它人名,那么書簽 也會(huì)隨之丟失。大家在定義書簽時(shí),將人名前后的空格都包括進(jìn)來,如下所示:This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

使用圖片替換文本

  有時(shí)我們可能想用圖片來替換某些文本,比如,你可能想用公司的Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱,可通過下面的步驟來實(shí)現(xiàn):

*步:圖片插入到文檔中,選取它,再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統(tǒng)的剪貼板中。 第二步:按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對(duì)話框,在“查找內(nèi)容”中輸入要替換的文本,在“替換為”中輸入“^c”(不含引號(hào),下同)。 第三步:可以單擊“查找下一處”、“替換”一個(gè)一個(gè)替換,也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時(shí)文檔中的被替換的文字,就都會(huì)成圖片了。 快速找出word中的域

  為了增加互動(dòng)性,有些人會(huì)在word中插入大量的域,數(shù)量一多,可能連作者自己都記不清了??梢酝ㄟ^查找功能,快速瀏覽這些域代碼。

  *步:確定域代碼為打開狀態(tài),否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

  第二步:按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對(duì)話框,在“查找內(nèi)容”中輸入“^d”或者“^19”,然后連續(xù)按“Alt+F”鍵,就可以快速瀏覽文檔中的域了。

巧用替換批量設(shè)置文檔格式

  在一些文章中,尤其是一些學(xué)術(shù)論文,會(huì)大量出現(xiàn)一些同樣的術(shù)語或關(guān)鍵詞,如果想讓這些術(shù)語或關(guān)鍵詞有一個(gè)統(tǒng)一的格式,不用一個(gè)一個(gè)設(shè)置,用替換功能很快就能完成。

  *步:找到要設(shè)置格式的*個(gè)術(shù)語或關(guān)鍵詞(如:“虛擬現(xiàn)實(shí)”),設(shè)置它的大小、字體、顏色等格式。選中設(shè)置好的術(shù)語,按“Ctrl+C”鍵將它復(fù)制到剪切板上。

  第二步:按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對(duì)話框,在“查找內(nèi)容”中輸入“虛擬現(xiàn)實(shí)”,在“替換為”中輸入“^c”,然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現(xiàn)實(shí)”一詞,就被設(shè)置成統(tǒng)一的格式了。

  今天的Office辦公文秘使用技巧就分享到這,要想了解更多關(guān)于辦公文秘的課程就請(qǐng)多多關(guān)注我們,也可以上我們的官網(wǎng):廣州番禺新川教育(原遠(yuǎn)行教育)查看,或是掃描下方二維碼:pyyuanxing.添加我校公眾號(hào),更多精彩內(nèi)容等你來發(fā)掘!


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